La conjoncture économique internationale, marquée par l’instabilité et les incertitudes, pousse les directeurs financiers à adopter une posture plus prudente. Aujourd’hui, de nombreux leaders changent leur fusil d’épaule en matière de gestion T&E. Finie l’obsession pour le volume et les écarts de coûts, au placard l’attitude réactive : ils adoptent une approche plus agile qui exploite le potentiel des automatisations et de l’analyse en temps réel. L’accent est désormais mis sur la visibilité et l’accès à la donnée, qui permettent une prise de décision plus rapide et plus éclairée, un contrôle renforcé et une allocation des ressources plus stratégique.
Cependant, la réussite de cette transformation repose en grande partie sur l’adoption de processus innovants. C’est là que l’intelligence artificielle entre en jeu : cette dernière se révèle être un outil redoutable pour simplifier et rationaliser des tâches manuelles et chronophages, personnaliser l’expérience utilisateur, identifier des opportunités d’économies et prendre des décisions plus éclairées. Omniprésente dans nos quotidiens, elle est un levier de croissance sérieux dans le secteur des voyages d’affaires. Pourtant, peu d’acteurs en tirent pleinement parti et proposent des solutions novatrices à leurs clients, et les entreprises qui travaillent encore avec des TMC traditionnelles passent à côté des nombreux avantages qu’offre l’IA.
Gestion des notes de frais traditionnelle : une addition devenue salée
De nombreuses entreprises fonctionnent encore avec une gestion des voyages d’affaires et des notes de frais silotée et des plateformes aux interfaces vieillissantes. Ces outils traditionnels et encore très manuels, ont été conçus à une autre époque pour faire face à la complexité du secteur, sans d’adapter aux besoins réels des entreprises et de leurs employés. Ces derniers se heurtent à une expérience utilisateur médiocre, un catalogue limité et des tarifs plus élevés que sur les sites réservés aux consommateurs, et doivent composer avec des processus financiers inefficaces.
Sur le terrain, la réalité n’est qu’un enchaînement de frustrations : les salariés peinent à trouver les politiques qui régissent leurs déplacements, doivent souvent attendre des jours avant de voir leurs demandes de réservation ou de remboursement validées et entrer manuellement chaque note de frais à leur retour. Quant aux comptables, ils perdent un temps précieux à corriger les erreurs et courir après les factures égarées, et butent sur la réconciliation pendant des semaines. Selon un rapport réalisé conjointement par Navan et Skift, 75 % des responsables financiers et des gestionnaires de voyages estiment que l’adoption d’une plateforme tout-en-un permettrait à leur entreprise réaliser des économies significatives. Ce rapport met en avant l’importance d’une visibilité en temps réel sur les dépenses et l’analyse des coûts par catégorie, facilitant ainsi l’identification des problèmes et l’optimisation des politiques de voyage.
Pire encore : selon GBTA, le traitement manuel d’une note de frais représente un investissement de 20 minutes de travail, soit un coût moyen avoisinant les 50 euros – et un rapport sur cinq contient des erreurs. Un manque d’efficacité qui fait vite grimper l’addition et que beaucoup d’entreprises ne peuvent plus se permettre aujourd’hui.
Le dénominateur commun de ces inefficacités liées à une gestion T&E traditionnelle et fragmentée ? Le manque de visibilité sur les dépenses, qui force les équipes finance à adopter une position réactive, soit en approuvant des notes de frais qui dépassent le budget initialement prévu, soit en rejetant des achats que les salariés ont déjà réglé de leur poche. Sous pression pour réduire leurs coûts, les entreprises négligent des économies qui se trouvent à portée de main – sous réserve de disposer des bons outils pour les identifier.
Un changement de posture qui rebat les cartes
Une gestion plus efficace des voyages et des notes de frais est pourtant possible, et elle existe d’ailleurs déjà. Cette dernière décennie, l’émergence des Fintech et des solutions SaaS a profondément élargi les possibilités en matière de contrôle et de visibilité dans la gestion des notes de frais, notamment en automatisant l’application des politiques (dès le paiement, en l’intégrant aux cartes corporate) et en la rendant systématique.
Aujourd’hui, l’intelligence artificielle s’invite à chaque étape de la gestion des notes de frais. Il ne s’agit pas simplement d’automatiser les processus, mais aussi de les optimiser. Grâce à l’IA, les équipes Finance peuvent consulter à tout moment les tendances en matière de dépense, identifier des opportunités d’économie et réaliser des prévisionnels plus précis. Elles sont aujourd’hui en mesure de prendre des décisions plus éclairées, de profiter de meilleurs taux de conformité et de planifier leur budget de façon plus stratégique.
Dans un témoignage client publié sur le site de Navan, Fever-Tree confie gagner deux jours par mois sur la gestion des notes de frais depuis l’implémentation de la solution tout-en-un. Pour Ben Lenehan, Financial Director Operations chez Fever-Tree, les automatisations et la visibilité en temps réel de la plateforme font toute la différence : « avant Navan, nos processus de gestion des voyages et des notes de frais étaient réactifs. Nous découvrions les dépenses seulement une fois les achats effectués et il n’y avait pas de règle fixe. Avec Navan, nous contrôlons les dépenses en temps réel et gérons le paiement des voyages de manière proactive ».
L’IA au service de décisions financières plus stratégiques
Des plateformes de gestion des voyages d’affaires comme Navan, solution pionnière dans l’utilisation de l’IA ayant développé ses propres modèles, sont en marche pour révolutionner la gestion des dépenses professionnelles. Ilan Twig, CFO et cofondateur de Navan, explique le parti pris de l’entreprise : « notre solution de gestion des dépenses à apporté un souffle nouveau et une technologie de pointe à une industrie figée. Navan offre à ses clients des solutions novatrices comme l’intégration des politiques directement dans les cartes corporate, qui permet d’éviter les dépassements de budget, et la réconciliation automatique, qui a remplacé de nombreuses tâches manuelles ».
Ava, l’assistante virtuelle de Navan basée sur l’intelligence artificielle générative d’OpenAI, analyse en temps réel les données de dépenses, identifie des opportunités d’économies et propose des recommandations personnalisées. Pour les équipes financières, c’est un véritable levier stratégique : elles peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées, mieux maîtriser les budgets voyages et améliorer leur performance globale. « Nos tableaux de bord consolidés offrent une vue d’ensemble aux décideurs financiers et aux administrateurs, qui accèdent aux dépenses de toute l’entreprise. Quant à Ava, elle exploite le potentiel de l’IA générative pour suggérer des moyens efficaces de réaliser des économies », explique Ilan.
L’évolution de l’interface utilisateur, bien plus intuitive, et l’émergence d’automatisations intelligentes sont des opportunités dont les directeurs financiers auraient tort de ne pas se saisir. La finance de demain sera interactive, personnalisée et guidée par la donnée, et les entreprises qui adoptent une gestion des dépenses basée sur l’IA profiteront non seulement d’une plus grande efficacité, mais prendront aussi une avance certaine sur la concurrence.